Política de tratamiento de datos personales

1. Marco legal

Este tratamiento de datos personales se rige por la Constitución colombiana, la Ley 1581 de 2012 (régimen general de protección de datos personales, también conocida como ley de habeas data) y su decreto reglamentario, el Decreto 1377 de 2013, junto con las demás normas que los desarrollen o sustituyan.

Como titular de tus datos personales, la ley te reconoce el derecho a: conocer, actualizar y rectificar tus datos; solicitar prueba de la autorización otorgada; ser informado sobre el uso que se les ha dado; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales; y acceder de forma gratuita a tus datos.

2. Nuestro rol: cuándo somos Responsables y cuándo Encargados

Este punto es central para entender esta política, porque Fidelicious cumple dos roles distintos frente a la ley de datos personales, dependiendo de a quién pertenezca el dato:

a) Responsable del tratamiento — respecto de los datos de los restaurantes que contratan Fidelicious (la cuenta, sus usuarios administradores y cajeros, y la configuración del negocio). Aquí Fidelicious decide para qué se usan esos datos y responde directamente ante el titular y ante la autoridad.

b) Encargado del tratamiento — respecto de los datos de los comensales de cada restaurante (teléfono, nombre, cumpleaños, historial de visitas y mensajes). En esta relación, el restaurante es el Responsable: es quien decide registrar al comensal en el programa, quien debe contar con su autorización previa, y quien responde frente a ese comensal por el tratamiento de sus datos. Fidelicious actúa por cuenta y bajo instrucción del restaurante, únicamente para operar el programa de fidelización que el restaurante contrató, y no usa esos datos de comensales para fines propios ni los cede a terceros distintos de los descritos en esta política.

Si eres comensal de un restaurante que usa Fidelicious y quieres ejercer tus derechos sobre tus datos, puedes hacerlo directamente con nosotros (sección 7) y, cuando la solicitud dependa de una decisión del restaurante como Responsable, la trasladaremos a ese restaurante.

3. Datos que recogemos del restaurante y su equipo (Fidelicious como Responsable)

Cuando un restaurante crea una cuenta en Fidelicious, recogemos:

• Datos del negocio: nombre del restaurante, dirección, enlace de Google Maps, enlace de reseñas de Google, número de WhatsApp del negocio, logo, zona horaria y moneda.
• Datos de las personas que usan la plataforma (dueños, administradores y cajeros): nombre, correo electrónico y rol dentro de la cuenta (administrador o cajero). La autenticación y las credenciales de acceso son gestionadas por nuestro proveedor de identidad (ver sección 5); Fidelicious no almacena contraseñas.
• Configuración del programa de fidelidad: reglas del programa de sellos, premios definidos, plantillas de mensajes, reglas de automatización y catálogo de productos (cuando el restaurante lo activa).

Finalidad: crear y administrar la cuenta, prestar el servicio contratado, dar soporte, facturar la membresía y comunicarnos con el restaurante sobre el funcionamiento de la plataforma.

4. Datos que recogemos de los comensales (Fidelicious como Encargado)

Estos son los datos que el restaurante registra sobre sus propios clientes finales a través de Fidelicious:

• Número de WhatsApp: el dato principal con el que se identifica al comensal dentro del programa.
• Nombre (opcional, si el restaurante lo registra).
• Mes y día de cumpleaños (opcional, sin año — solo pedimos lo necesario para el saludo de cumpleaños).
• Historial de visitas: fecha de cada visita, sello asignado, ciclo del programa en el que va, quién la registró en caja y, opcionalmente, el valor total de la compra y los productos consumidos (si el restaurante activa esa función).
• Sellos y premios: sellos acumulados, premios ganados, código de canje y fecha de redención.
• Preferencia de contacto: si el comensal se dio de baja de los mensajes (y cuándo), para no volver a escribirle.
• Historial de mensajes de WhatsApp: el contenido de los mensajes enviados y recibidos (progreso de visitas, premios ganados, confirmaciones de canje, solicitudes de reseña, recuperación de clientes inactivos, felicitaciones de cumpleaños, campañas y conversación libre con el asistente del restaurante), junto con la fecha y los identificadores técnicos que entrega el proveedor de mensajería.
• Respuestas a encuestas internas de satisfacción después de la visita (calificación y comentario), si el restaurante las activa. Este dato es únicamente para análisis interno del restaurante: el enlace para dejar una reseña pública en Google se envía a todos los comensales por igual, sin filtrarlo según esta calificación, en cumplimiento de las políticas de Google contra la manipulación de reseñas.

Finalidad: operar el programa de fidelización del restaurante (registrar visitas, calcular sellos, entregar premios), enviar los mensajes automáticos y campañas que el restaurante configura, permitir que el comensal converse con el asistente del restaurante, y mostrarle al restaurante el desempeño de su programa (dashboard).

5. Tiempo de conservación

Conservamos los datos de la cuenta del restaurante mientras la cuenta esté activa y, después de su cancelación, durante el tiempo necesario para cumplir obligaciones legales, contables o fiscales. Conservamos los datos de los comensales mientras el restaurante mantenga activo su programa de fidelización con Fidelicious, o hasta que el comensal ejerza su derecho de supresión conforme a la sección 7.

Tras la cancelación de una cuenta conservamos los datos asociados durante doce (12) meses, plazo pensado para que un restaurante que reactive su cuenta no pierda su base de comensales ni el historial del programa. Cumplido ese plazo, los datos se eliminan o se anonimizan de forma irreversible, salvo aquellos que debamos conservar por más tiempo para cumplir obligaciones legales, contables o fiscales.

El restaurante puede solicitar la eliminación anticipada de los datos de su cuenta en cualquier momento, escribiendo al correo de la sección 8.

6. Con quién compartimos los datos (encargados y transferencia internacional)

Para operar la plataforma, Fidelicious se apoya en proveedores de tecnología que procesan datos por nuestra cuenta, bajo instrucciones y acuerdos de confidencialidad, y únicamente para las finalidades aquí descritas:

• Neon — base de datos donde se almacena la información de la cuenta y de los comensales.
• Clerk — autenticación y gestión de acceso de los usuarios de la plataforma (administradores y cajeros).
• Kapso y Meta / WhatsApp — envío y recepción de mensajes de WhatsApp a través de la API de WhatsApp Business.
• Anthropic — procesamiento del contenido de los mensajes por el asistente de inteligencia artificial que responde a los comensales en nombre del restaurante.
• Vercel — alojamiento (hosting) de la plataforma.
• Inngest — ejecución de tareas programadas (por ejemplo, el envío puntual de recordatorios de cumpleaños o de recuperación de clientes inactivos).

Algunos de estos proveedores procesan o almacenan información en servidores fuera de Colombia, lo que puede implicar transferencia internacional de datos personales. En esos casos, exigimos a nuestros proveedores estándares de seguridad y confidencialidad adecuados, conforme a lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 para este tipo de transferencias.

No vendemos datos personales a terceros ni los usamos con fines publicitarios ajenos al programa de fidelización del restaurante.

7. Uso de la API de WhatsApp Business

Fidelicious envía y recibe mensajes a través de la API de WhatsApp Business (Meta), integrada mediante Kapso. Esto implica que:

• El restaurante debe contar con la autorización previa del comensal antes de registrar su número en el programa, tal como lo exige tanto la Ley 1581 de 2012 como las políticas comerciales de WhatsApp/Meta sobre mensajería a clientes.
• Los mensajes automáticos (progreso de sellos, premios, cumpleaños, campañas, recuperación de inactivos y solicitudes de reseña) se envían usando plantillas revisadas y aprobadas por Meta.
• Todo comensal puede dejar de recibir mensajes en cualquier momento respondiendo BAJA o STOP por WhatsApp. Esa solicitud se procesa de inmediato y de forma prioritaria, antes de cualquier otro procesamiento del mensaje, y queda registrada con fecha para no volver a contactar a esa persona con fines de campaña o remarketing.

8. Cómo ejercer tus derechos

Puedes conocer, actualizar, rectificar o solicitar la supresión de tus datos personales, así como revocar la autorización que hayas otorgado, escribiéndonos a:

hola@fidelicious.co

Atenderemos las consultas sobre tus datos en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo, prorrogable por cinco (5) días hábiles adicionales cuando sea necesario. Los reclamos se atenderán en un plazo máximo de quince (15) días hábiles, prorrogable por ocho (8) días hábiles adicionales, conforme a lo previsto en la Ley 1581 de 2012.

Si eres comensal de un restaurante y tu solicitud depende de una decisión que le corresponde tomar al restaurante como Responsable de tu dato (por ejemplo, dejar de participar en su programa de fidelidad), coordinaremos contigo y con el restaurante para resolverla.

9. Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, uso indebido, acceso no autorizado o alteración, incluyendo control de acceso por cuenta, cifrado en tránsito y separación de la información de cada restaurante dentro de la plataforma.

10. Identificación del Responsable

Razón social: RAZÓN SOCIAL — PENDIENTE
NIT: NIT — PENDIENTE
Domicilio: DIRECCIÓN FÍSICA — PENDIENTE
Contacto: hola@fidelicious.co

11. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política cuando cambien nuestras prácticas de tratamiento de datos o la normativa aplicable. Publicaremos la versión vigente en esta misma página con su fecha de última actualización.